【Excel】初めてExcelを使う人に知って欲しい10機能。後編

初めてExcelを使う人に知って欲しい10機能。後編」です。

~目次~
「初めてExcelを使う人に知って欲しい10機能。前編」

~目次~

  1. オートフィルタ
  2. 検索
  3. 置換
  4. 印刷
  5. わからないことがあるときは
  1. オートフィルタ

    オートフィルタ機能を使うと、列の中から条件に合うデータのみを抽出することができます。

    サンプルデータ

    店舗ごと商品ごとの売上データを例とします。

    フィルタ機能

    「ホーム」-「並べ替えとフィルター」をクリックし、「フィルター」を選択します。

    フィルタ

    1行目のセルにボタンが表示されます。

    フィルタ

    1行目のセルに表示されたボタンをクリックすると、その列に対する抽出条件を指定できます。

    フィルタ

    「東京店」にチェックした場合、東京店のみが一覧で表示されます。

  2. 検索

    Excelのデータに対し、検索を行うことができます。小文字と大文字や半角と全角を区別することも可能です。

    サンプルデータ

    店舗ごと商品ごとの売上データを例とします。

    検索

    「ホーム」-「検索と選択」をクリックし、「検索」を選択します。

    検索

    赤枠の部分で、様々な検索条件を指定できます。赤枠の部分が表示されていない場合、「オプション」をクリックしてください。

    • 検索場所
      シートかブックを指定します。ブックを指定すると、各シートを含むファイル全体から検索できます。
    • 検索方向
      行か列を指定します。検索結果に変わりありませんが、データ量が多い場合、検索速度に影響します。
    • 検索対象
      数式、値、コメントから指定します。

      数式を指定すると、セルに式が入っている場合、式の中の文字まで検索対象になります。値が入っているセルも検索対象になります。
      値を指定すると、値が入っているセルのみが検索対象になります。
      コメントを指定すると、セルに付けられたコメントが検索対象になります。

      通常は数式のままにしておけばOKです(数式と値が検索対象になります)。

    • 大文字と小文字を区別する
      チェックを入れると、大文字と小文字が区別されて検索されます。
    • セル内容が完全に同一であるものを検索する
      チェックを入れると、検索文字列とセルが完全に一致するもののみ、検索されます。
    • 半角と全角を区別する
      チェックを入れると、半角と全角が区別されて検索されます。

    検索

    「次を検索」をクリックすると、指定した条件に一致したセルがアクティブになります。


    「すべて検索」をクリックすると、検索ウィンドウの下部に検索結果の一覧が表示されます。一覧の中を選択すると、対応するセルがアクティブになります。

    セルの範囲指定をしている状態で検索すると、選択された範囲内で検索されますので、ご注意ください。

  3. 置換

    サンプルデータ

    店舗ごと商品ごとの売上データを例とします。

    置換

    「ホーム」-「検索と選択」をクリックし、「置換」を選択します。

    置換

    検索する文字列と置換後の文字列を指定します。オプションの内容は、検索ウィンドウと同様です。

    セルの範囲指定をしている状態で置換すると、選択された範囲内で置換されますので、ご注意ください。

  4. 印刷

    様々な印刷設定を行なうことができます。プリンタによっては、両面印刷や、集約印刷なども可能です。

    印刷

    「ファイル」-「印刷」をクリックし、印刷設定を行ないます。「印刷」(プリンタのアイコン)をクリックすると、印刷が実行されます。

  5. わからないことがあるときは

    Excelに限りませんが、パソコンを使っていると色々とわからないこと、困ったことが出てくると思います。

    身近に質問できる人がいると助かりますが、なかなかそうもいきません。どのようにして、解決するべきでしょうか?

    ~困ったときの解決方法(お金が掛からない順)~

    1. インターネットで検索する。
      一番手っ取り早く、お金も掛からない方法です。ただし、検索の仕方にコツが必要で、慣れないうちはうまくいかないかもしれません。

      例えば、特定の関数を調べたい場合、Google(グーグル)のページで「Excel vlookup」と検索します。検索サイトは他にもありますが、特にこだわりがなければGoogleを使いましょう。

      自分の調べたいことに関連するキーワードをできるだけ多く指定すると、検索結果を絞り込めます。キーワードの間は、スペース(空白)で区切りましょう。

      Googleの使い方については、下記のページもご覧ください。
      Googleの検索方法いろいろ

    2. 参考書で調べる。
      Excelであれば、数多くの参考書が出ています。どの本が良いのでしょうか?

      インターネットで簡単に本が買える時代ですが、参考書を選ぶ際には実際に書店に足を運んだほうが良いです。Excelのコーナーで、できるだけ多くの本に目を通してみます。

      熟読する必要はありません。ざっと目を通してみると、読みやすい本、わかりやすい本というのがあると思います。技術書の場合、文章のクセ、特徴によって、わかりやすさに個人差が出ます。

      自分に合った本を探してみてください。こればっかりは、ネットで検索しても出てきません。

      特に調べたいことが決まっている場合、例えば「Excelで集計を行うには?」というときは、索引をチェックします。索引で「集計」という単語を調べ、掲載されているページを確認します。それで、問題が解決しそうなら、その本を購入します。

      立ち読みで解決すればいいのですが、技術書は買っておいても損にはなりません。後々遭遇する他の問題も解決できるかもしれないからです。

    3. パソコン教室へ通う。
      お金と時間に余裕があれば、パソコン教室へ通うのも手です。授業中、場合によっては授業後にでも、疑問点を聞くことができます。ほとんどの場合、丁寧に答えてくれるでしょう。